Che cos’è il BPO (Business Process Outsourcing) e perché è vincente

Brevi cenni storici. Il fenomeno dell’outsourcing prende vita negli Stati Uniti già dal secondo dopoguerra e si diffonde in Italia a partire dai primi anni Sessanta ed è, quindi, relativamente recente. ll termine outsourcing è composto da “out” e “sourcing”, che tradotti letteralmente significano “esterno” e “creazione delle risorse /attività”; in italiano si usa comunemente la parola “esternalizzazione” anche se non è proprio coincidente. La Professoressa dell’Università dell’Insubria Anna Maria Arcari definisce outsourcing “ogni iniziativa volta a delegare, all’esterno dell’azienda, la realizzazione di un’attività aziendale che fino a quel momento veniva svolta all’interno dell’azienda”.

Ad oggi, l’outsourcing risulta pratica diffusa di molte aziende (in Italia si è affermato definitivamente a partire dagli anni Novanta), che si trovano a delegare esternamente attività importanti, come ad esempio quelle di marketing, logistica, aspetti di gestione economica. Il Business Process Outsourcing (BPO) è l’esternalizzazione dei processi di gestione e di controllo di un’azienda. Questa sorta di delega consente all’azienda di snellire la sua gestione e allo stesso tempo di liberare risorse interne da investire in servizi chiave. Il BPO, in sostanza, riguarda servizi secondari e consente di liberare servizi primari.

Che cosa fanno gli outsourcer

Gli outsoucer (o le aziende che offrono servizi outsourcer), essendo più specializzati nella gestione dei servizi secondari, si occupano di ottimizzarli e aumentare la competitività dell’azienda sul mercato. Nel dettaglio, possono svolgere, due tipologie possibili di attività:

• Attività di supporto (core distinct activity) alle attività di creazione di valore o al core business.
• Attività generiche, totalmente slegate da quelle utili alla creazione di valore o di core business.

Facciamo degli esempi concreti di attività legate al core distinct aziendale: soluzioni che si occupano della gestione aziendale nel suo insieme; pratiche che cercano di controllare la completezza dei vari documenti che regolano i più importanti sistemi aziendali, sia digitali che cartacei. Questi processi sono sempre più informatizzati: sarebbe impensabile riuscire a fare un simile lavoro in tempi brevi e con precisione.

L’informatica consente pertanto di:

• Ridurre il margine di errore.
• Avere tutti i dati ovunque e a portata di mano, anzi di clic.
• Possibilità di monitorare la situazione aziendale in tempo reale.

Quali sono i vantaggi del Business Process Outsourcing

Oltre a quelli già citati, propri del modello informatico che si è affermato in tutti i rami dell’economia a livello globale, è importante valutare come peculiare, del processo di esternalizzazione, un vantaggio di tipo prettamente umano: la possibilità di avere un’azienda e con essa un gruppo di persone altamente specializzate nel servizio ad esso pienamente dedicate.

Vi sono poi altri vantaggi, non meno importanti:

• Minori costi e più competitività sul mercato (l’azienda outsourcer sarà motivata a mantenere alti i suoi standard qualitativi per poter continuare a esistere a sua volta sul mercato).
• L’azienda, per essere affidabile e trasparente, dovrà avere esplicite certificazioni che ne attestino la serietà, alla luce del sole.

Leggendo i vantaggi di servirsi di un partner esterno nella gestione di servizi secondari, si possono cogliere le caratteristiche che l’outsourcer deve avere, e riassumendo:

• Competenza
• Trasparenza
• Ottima reputazione.
• Certificazioni che attestino la qualità delle prestazioni offerte.

L’esternalizzazione, nell’ottica di uno sviluppo aziendale, risulta essere una pratica imprescindibile, affermata e funzionale. L’importante sarà scegliere con cura l’azienda a cui affidarsi per servizi detti secondari, ma che vanno dritto al cuore dell’azienda che necessita di esternalizzare.