Fare la nota spesa non è più un problema, vediamo perchè

La nota spese è un documento che viene redatto da un dipendente per poter richiedere il rimborso di spese sostenute durante lo svolgimento del suo lavoro. In parole povere, si tratta di un particolare strumento che può tornare utile per richiedere all’azienda presso la quale si lavora la restituzione di somme anticipate oppure un rimborso per le spese sostenute dallo stesso lavoratore in occasione della trasferta di lavoro.

È bene precisare già da ora che non esiste un modulo standard che può essere utilizzato per la nota spese, ogni azienda si avvale del metodo più confacente alle proprie necessità, che può essere cartaceo oppure digitale. Ciò che conta, infatti, non è la forma del documento bensì ciò che esso racchiude, ovvero le spese per cui si sta chiedendo il rimborso.

Compilare ed inoltrare la nota spese

La nota spese, come sopra anticipato, non è un documento estremamente formale quindi non presenta particolari difficoltà nell’essere completata. Per compilare in maniera ottimale la nota spese, infatti, è necessario semplicemente inserire dei dati fondamentali. In primo luogo, i riferimenti dell’azienda, che comprendono la ragione sociale e l’indirizzo; bisogna poi inserire i dati del richiedente, ovvero nome, cognome, codice fiscale, tipologia di contratto; data e luogo delle spese sostenute; ammontare della spesa e indicare in modo analitico le singole voci delle spese sostenute (ad esempio tot. euro spesi per l’alloggio, tot. euro per il viaggio, tot euro spesi per i pranzi e per le cene etc.) ed eventuali annotazioni supplementari concernenti comunque spese sostenute.

Ovviamente, non basta compilare il modulo, ma è fondamentale allegare tutte le ricevute e gli scontrini come prova delle spese sostenute effettivamente. È necessario, infatti, allegare alle note spese anche una documentazione con funzione probatoria, le ricevute appunto, in modo da poter provare nero su bianco le spese sostenute dal lavoratore. In caso contrario, sarebbe difficile capire quali siano state effettivamente le spese sostenute o meno.

Tuttavia, potrebbero esserci delle spese non facilmente documentabili, ad esempio il parcheggio, oppure le spese di trasferta con i mezzi propri. In quel caso, è necessario fornire una dichiarazione in calce di quanto speso. Una volta compilata, la nota spese deve essere verificata dall’amministrazione, che ha il compito di vagliare le dichiarazioni ed accertare che siano corrette, veritiere e congrue. I dati, una volta convalidati, vengono poi trasferiti al reparto contabilità.

Nota spese cartacea o digitale?

Come già detto, è possibile compilare la nota spese sia in modo cartaceo che digitale. Negli ultimi tempi, si sono diffuse anche diverse app che consentono la compilazione in qualsiasi momento, in maniera guidata. Ciò significa che esse dividono in categorie le diverse spese, ed indicano i campi da compilare necessariamente, al fine di evitare errori ed omissioni. Inoltre, con la compilazione cartacea, può accadere che non si hanno a disposizione tutti i giustificativi di spesa, ad esempio perché sono stati persi. Invece, con le app per la nota spese, man mano che si verifica una spesa che richiede un rimborso da parte dell’azienda, è possibile fotografare il documento ed inoltrarlo, allegandolo alla richiesta.